Hai... sekarang saya akan membahas seputar pemahaman dasar dan bisnis proses pada modul sales
Sales merupakan modul yang memfokuskan pada strategi pemasaran yang sensitif terhadap perubahan-perubahan yang ada di pasar. Kata Sales disini menekankan pada pemasaran produk yang dihasilkan. Modul ini merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas yang akan memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Fasilitas modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa, retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Modul penjualan terdiri dari beberapa tahap yaitu Quotation, Sales Order, Invoice, Receive Payments, dan Transaction Journals.
Berikut penjelasan sederhana pada tahap penjualan:
- Quote : Proses ini digunakan untuk rencana pemesanan penjualan barang. Proses ini tidak berpengaruh terhadap kas, rekening penerimaan ataupun inventory.
- Sales Order : Proses ini merupakan lanjutan dari Quotation ,digunakan untuk merealisasikan penjualan barang. Proses ini tidak berpengaruh terhadap inventory, tetapi berpengaruh terhadap kas jika ada uang muka (Customers Deposit).
- Invoice : Proses ini merupakan tahap akhir dari pembelian yaitu pembayaran kepada vendor. Proses ini berpengaruh terhadap kas dan Account Recievable (rekening penerimaan). Proses penjualan bisa dimulai secara berurutan atau langsung ke proses yang lebih tinggi urutannya. Proses yang lebih rendah urutannya dapat diubah ke proses yang lebih tinggi tetapi proses sebaliknnya tidak bisa. Pencatatan Penjualan status order Pencatatan penjualan pada umumnya dimulai dengan tahap quote kemudian statusnya diubah menjadi order, dan terakhir Invoice. Tetapi langkah tersebut bisa kita singkat dari status order bahkan langsung ke Invoice.
- Receive Payments : Dapat mencatat penerimaan dari penjualan dan piutang usaha dari konsumen yang dibayar kepada perusahaan.
- Transaction Journals : Dapat melihat rincian jurnal pada tabulasi sales.
Sedangka prosedur penjualan adalah urutan-urutan sejak diterimanya pesanan dari pembeli pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.
Penjualan dapat dibagi 2 dalam pelaksanaannya, yaitu:
o Penjualan secara tunai
o Penjualan secara kredit
Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai
Prosedur Order Penjualan
Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur Penyerahan barang
Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai
Faktur Penjualan Tunai (FPT)
Pita Register Kas (PRK)
Credit Card Sales Slip
Bill Of Lading
Faktur Penjualan COD
Bukti Setor Bank
Rekap Harga Pokok Penjualan
Prosedur Penjualan Kredit
Pelanggan datang ke perusahaan dan melihat barang yang diinginkan. Setelah pelangganmendapatkan barang yang diinginkan dan cocok dengan harga yang diajukan, pelangganmengajukan permohonan kredit, maka fungsi penjualan akan memberikan formulir penjualan kredit dan menjelaskan persyaratan untuk mengajukan penjualan kredit.Setelah formulir diisi dan ditandatangani oleh pelanggan, formulir tersebut diserahkankepada fungsi penjualan kembali beserta data-data yang diperlukan untuk diperiksakelengkapannya, setelah di cek kelengkapannya, fungsi penjualan akan mengirim formulir penjualan kredit dan persyaratan yang diperlukan ke fungsi kredit.
Prosedur – Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan
Prosedur persetujuan kredit
Prosedur pengiriman barang
Prosedur pembuatan faktur
Prosedur akuntansi penjualan kredit
Prosedur pesanan penjulan informasi yang pada umumnya dibutuhkan meliputi:
o Pesanan-pesanan yang belum dapat dipenuhi
o Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentu
Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit
Penawaran Harga (PH)
Memo
Purcahse Order (PO)
Surat Pengantar Supplier (SPS)
Berita Acara Penerimaan
Faktur Pajak
Kwitansi
Dan berikut penjelasan tentang bisnis proses modul Sales yang gambar bisnis proses bizaginya ada di tugas UTS no 01A :
- Customer
Customer melakukan order barang yang dikirim ke Bagian Penjualan. Lalu mendapatkan Bukti Pembelian. Setelah diproses, customer akan mendapatkan kiriman barang dari Bagian Pengiriman. Barang yang diterima lalu dicek apakah sama dengan Bukti Pembelian. Jika cocok, customer menandatangani dan mengembalikan Surat Jalan dan Bukti Pembelian ke Bagian Pengiriman
- Bagian Penjualan
Setelah menerima Order Barang dari Customer, Bagian Penjualan membuat Bukti Pembelian yang dirangkap 3, lembar pertama untuk Customer, lemabar kedua untuk Bagian Gudang, dan lembar ketiga untuk Bagian Keuangan. Dari Bukti Pembelian tersebut, Bagian Penjualan membuat Surat Jalan yang dirangkap 3. Lembar pertama dan kedua untuk Bagian Pengiriman dan lembar ketiga untuk Bagian Gudang.
Dari Bukti Pembelian 1 dan 2 yang diterima dari Bagian Pengiriman, lalu dibuat Laporan Penjualan rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke Pimpinan.
- Bagian Gudang
Dari Bukti Pembelian yang diterima dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang menyiapkan barang yang diorder. Barang tersebut dikirim ke Bagian Pengiriman. Bagian Gudang juga menerima Surat Jalan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.
- Bagian Pengiriman
Setelah menerima Barang dari Bagian Gudang dan Surat Jalan dari Bagian Penjualan, lalu barang dikirim bersama Surat Jalan tersebut ke Customer.
Bukti Pembelian dan Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh Customer diberikan ke Bagian Penjualan.
- Bagian Keuangan
Menerima Bukti Pembelian dari Bagian Penjualan sebagai dasar pembuatan Laporan Keuangan yang dirangkap 2, yang pertama diberikan ke Pemimpin dan lembar kedua untuk arsip.
Pemimpin
Menerima Laporan Keuangan dari Bagian Keuangan dan Laporan Penjualan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.
Sekian pemaparan saya semogda bermanfaat dan terima kasih...